Mail Merge is een van de krachtigste functies in Microsoft Word 2016 Pro. Of u nu gepersonaliseerde brieven verstuurt, enveloppen maakt, etiketten genereert of nieuwsbrieven e-mailt, met Mail Merge kunt u communicatie efficiënt automatiseren met een hoge mate van personalisatie.
Deze blog biedt een gedetailleerde, stapsgewijze handleiding voor het gebruik van Mail Merge in Microsoft Word 2016 Pro. U leert hoe u een gegevensbron koppelt, een dynamisch document maakt, een voorbeeld van de resultaten bekijkt en uw samenvoeging voltooit. We behandelen ook tips voor probleemoplossing en best practices voor naadloze massacommunicatie.
Wat is mailmerge?
Mail Merge is een functie die een hoofddocument combineert met een gegevensbron (zoals een lijst met namen, adressen, enz.) om meerdere gepersonaliseerde kopieën van hetzelfde document te produceren.
Veelvoorkomende gebruikssituaties:
- Gepersonaliseerde brieven voor klanten
- E-mailcampagnes met individuele begroetingen
- Naamkaartjes of ID-kaarten afdrukken
- Facturen, rapporten of kennisgevingen genereren
- Adresetiketten en enveloppen maken
Onderdelen van een mailmerge
- Hoofddocument
Het sjabloon dat de statische tekst en samenvoegvelden bevat (zoals “Beste <>”). - Gegevensbron
Een spreadsheet, tabel of database die variabele informatie bevat, zoals namen, e-mailadressen of adressen. - Samenvoegvelden
Plaatshouders in het document die worden vervangen door werkelijke waarden uit de gegevensbron.
Stap voor stap: mailmerge in Microsoft Word 2016 Pro
Stap 1: Bereid de gegevensbron voor
Meestal is de gegevensbron een Excel-bestand of Outlook-contacten. Voor Excel:
- Open Excel
- Voeg kopteksten toe in de eerste rij (bijv. voornaam, achternaam, e-mailadres, adres)
- Vul de gegevens van de ontvanger in onder de betreffende kolommen.
- Sla het bestand op en sluit het.
Tip: Zorg ervoor dat er geen lege rijen of kolommen zijn.
Stap 2: Start Mail Merge in Word 2016 Pro
- Open Microsoft Word 2016 Pro
- Ga naar mailings tabblad op het lint
- Klik op Start mailmerge
- Kies het documenttype (brieven, e-mailberichten, enveloppen, etiketten, adresboek)
Voor massacommunicatie via drukwerk of e-mail worden meestal “brieven” of “e-mailberichten” gebruikt.
Stap 3: Ontvangers selecteren
- Klik op Ontvangers selecteren
- Kies Gebruik een bestaande lijst
- Blader naar uw Excel-bestand en selecteer het.
- Kies het blad met uw gegevens en klik op OK.
U kunt ook kiezen uit Outlook-contacten of typ handmatig een nieuwe lijst.
Stap 4: Voeg samenvoegvelden in
Personaliseer nu uw document:
- Plaats uw cursor op de plaats waar u een veld wilt invoegen.
- Klik op Voeg samenvoegveld in
- Kies het juiste veld (bijv. Voornaam, Achternaam)
Voorbeeld:
platte tekst
CopyEdit
Beste <> <>,
We zijn verheugd u te kunnen meedelen dat…
Herhaal dit voor adressen, aanhef en eventuele persoonlijke berichten.
Stap 5: Bekijk een voorbeeld van uw resultaten
- Klik op Voorbeeldresultaten
- Gebruik de pijltjestoetsen om te schakelen tussen verschillende ontvangersgegevens.
- Controleer of namen, adressen of e-mailadressen correct zijn ingevoerd.
Dit is cruciaal om opmaakproblemen of lege velden op te sporen voordat het document wordt afgerond.
Stap 6: Afronden en samenvoegen
- Klik op Afwerken & samenvoegen
- Kies een van de volgende opties:
- Individuele documenten bewerken: Maakt een nieuw document aan met alle samengevoegde versies.
- Documenten afdrukken: Wordt rechtstreeks naar uw printer verzonden
- E-mailberichten verzenden: Opent opties voor e-mailmerge
Voor e-mail:
- Zorg ervoor dat Outlook is geconfigureerd
- Geef een onderwerpregel op
- Selecteer het veld met e-mailadressen
Klik op OK om e-mails rechtstreeks te verzenden.
Mail Merge met enveloppen en etiketten
Mail Merge maakt ook batchafdrukken mogelijk:
Voor enveloppen:
- Start Mail Merge > Envelopes
- Voer het afleveradres in en selecteer de ontvangers
- Voeg samenvoegvelden in (bijv. naam, adres)
- Voltooi de samenvoeging
Voor labels:
- Start Mail Merge > Labels
- Selecteer de leverancier van het etiket en het productnummer (bijv. Avery).
- Voeg velden toe aan het eerste label, vervolgens Labels bijwerken
- Afwerken en samenvoegen voor batchafdrukken
Geavanceerde tips voor efficiënte mailmerge
1. Voorwaardelijke opmaak
Gebruik IF-velden om inhoud aan te passen:
{ IF { MERGEFIELD Gender } = „Male“ „Mr.“ „Ms.“ }
Dit voegt dynamisch begroetingen in op basis van geslacht.
2. Excel-filters
Filter ongeldige vermeldingen weg voordat u ze samenvoegt met behulp van de ingebouwde filters van Excel.
3. Outlook-contactpersonen gebruiken
Als uw gegevens zijn opgeslagen in Outlook, gebruik dan:
Mailings > Ontvangers selecteren > Kiezen uit Outlook-contactpersonen
4. Dynamisch e-mailen
Zorg ervoor dat e-mailadressen in een kolom met de naam “E-mail” staan en selecteer deze tijdens het samenvoegen van e-mails.
5. E-mails volgen
Gebruik de trackingfunctie van Outlook om te controleren of de e-mails na het samenvoegen succesvol zijn afgeleverd.
Problemen met mailmerge oplossen
Probleem: samenvoegvelden worden weergegeven als «AddressBlock» in plaats van de daadwerkelijke adressen
Herstellen: Klik op Voorbeeldresultaten om de werkelijke gegevens te bekijken. U kunt ook op Alt + F9 drukken om veldcodes in of uit te schakelen.
Probleem: lege rijen in samengevoegde uitvoer
Herstellen: Controleer Excel op lege rijen of kolommen. Verwijder of filter lege vermeldingen weg.
Probleem: Outlook verstuurt geen e-mails
Herstellen: Zorg ervoor dat Outlook is ingesteld als standaard e-mailclient en tijdens het samenvoegen is geopend.
Probleem: onjuiste velden samenvoegen
Herstellen: Controleer opnieuw de koppeling tussen samenvoegvelden en kolomkoppen.
Mail Merge voor gepersonaliseerde marketing
Mail Merge wordt veel gebruikt in zakelijke marketing:
- Loyaliteitsbeloningen versturen
- Follow-upbrieven aan klanten
- Aangepaste kortingsbonnen
- Uitnodigingen en RSVP's
- Enquêteverzoeken met unieke links
Met Microsoft Word 2016 Pro, kunt u gepersonaliseerde marketinginspanningen opschalen zonder tools van derden.
FAQs
V1. Kan ik Mail Merge in Microsoft Word 2016 Pro gebruiken met Gmail of Yahoo?
Nee, voor mail merge via e-mail moet Outlook op uw systeem zijn geconfigureerd. U kunt echter documenten genereren en deze handmatig verzenden via Gmail of Yahoo.
V2. Kan ik afbeeldingen samenvoegen met Mail Merge?
Word 2016 ondersteunt geen native beeldsamenvoeging. U kunt INCLUDEPICTURE gebruiken met beeldbestandspaden in geavanceerde scenario's.
V3. Hoeveel records kan ik tegelijk samenvoegen?
Word kan duizenden records verwerken, maar de prestaties kunnen vertragen na meer dan 10.000 records. Test dit voordat u grote samenvoegingen uitvoert.
V4. Kan ik mijn mailmerge-sjabloon later opnieuw gebruiken?
Ja, sla uw sjabloon op met samenvoegvelden. U kunt bijgewerkte gegevensbronnen op elk moment opnieuw toevoegen.
V5. Hoe verwijder ik problemen met opmaak bij samenvoegen?
Gebruik veldschakelaars of formatteer cellen in Excel. Gebruik bijvoorbeeld { MERGEFIELD Amount \# „$#,##0.00“ } om valuta op te maken.
