Prendre des minutes de réunion précises peut être une tâche fastidieuse et chronophage, surtout pendant les réunions virtuelles à cadence rapide. Mais avec Windows 11 et Office 2021, Microsoft a créé un moyen transparent de capturer les discussions et les décisions des appels Teams directement dans Word en utilisant la dictée vocale. Grâce à l'utilisation d'outils intégrés et de fonctionnalités intelligentes de synthèse vocale, vous pouvez gagner du temps, améliorer la précision et rationaliser votre flux de travail.
Dans ce blog, nous vous guiderons à travers le processus complet d'automatisation de vos minutes de réunion - de la configuration de votre environnement d'équipe à la capture des entrées vocales dans Word - le tout dans l'écosystème fourni par MS Windows 11 Pro + MS Office 2021 Pro Plus.
Le problème traditionnel : Manual Meeting Minutes
Avant l'automatisation, la plupart des professionnels devaient :
- Saisir des notes pendant l'appel (détails clés manquants).
- Regarder les enregistrements après coup (ce qui prend du temps).
- Se reposer sur les autres pour partager leurs notes (incohérent).
Ces méthodes sont inefficaces et aboutissent souvent à des enregistrements incomplets ou inexacts. Heureusement, la dictée vocale et les fonctionnalités de productivité de Windows 11 permettent de relever ce défi.
Ce dont vous aurez besoin
Avant de plonger, assurez-vous que vous disposez des éléments suivants :
- Microsoft Teams installed and signed in.
- Microsoft Word from Office 2021.
- Un PC Windows 11 avec un microphone actif.
- Accès à Typage vocal dans Windows 11.
- Ms Windows 11 Pro + Ms Office 2021 Pro Plus installée et activée.
Étape 1 : Rejoindre ou héberger un appel Microsoft Teams
Commencez par programmer ou rejoindre un appel d'équipe. Au fur et à mesure que la réunion progresse, assurez-vous que votre microphone et votre sortie haut-parleur fonctionnent bien, car la dictée vocale repose sur une entrée audio claire.
Conseils pour un son clair :
- Utiliser un casque avec micro intégré pour réduire les bruits de fond.
- Maintenez votre volume Windows à un niveau approprié.
- Mute yourself in Teams si tu n'enregistres que les voix des autres (pour réduire le chevauchement des entrées).
Étape 2 : Ouvrir Microsoft Word et préparer votre document
While in the teams call :
- Lancement Microsoft Word.
- Ouvrir un document vierge ou un modèle de minutes de réunion.
- Assurez-vous que votre curseur est placé là où vous voulez que la dictée commence.
Étape 3 : Activer le Voice Typing dans Windows 11
Windows 11 dispose d'un puissant Typage vocal qui convertit les mots parlés en texte dans n'importe quelle application qui accepte l'entrée de texte - y compris Word.
Comment lancer le typage vocal :
- Presse Clé Windows + H
- Une petite barre d'outils de dictée apparaîtra en haut de votre écran.
Caractéristiques clés du typage vocal :
- Ponctuation automatique
- Transcription en temps réel
- Réglages de la langue et sélection de l'entrée micro
Étape 4 : Commencer à dicter les minutes de votre réunion
Ouvrir avec la barre d'outils de dictée :
- Cliquez sur l'icône du microphone ou dites “Démarrer la dictée”.”
- Commencer à parler naturellement.
- Sinon, permettez au système de transcrire ce qui se dit pendant la réunion (si votre micro capte l'audio).
Par tip :
Au lieu de transcrire chaque mot, se concentrer sur les éléments d'action, les décisions, les délais et les commentaires des participants. Par exemple :
„Projet AlphaSarah a accepté de soumettre le rapport initial par Lundi, 3 PM. Mark to review and provide feedback by Wednesday.“
Cela permet de garder vos minutes concises et opérationnelles.
Étape 5 : Format Your Minutes in Real-Time
L'un des avantages de l'utilisation de Word pour la dictée est que vous pouvez mettre en forme le texte en direct. Utilisez des commandes vocales ou des raccourcis clavier pour mettre des en-têtes en gras, insérer des points de suspension ou diviser des sections.
Format suggéré :
- Titre de la réunion :
- Date et heure :
- Participants :
- Agenda :
- Résumé de la discussion :
- Décisions prises :
- Objets d'action :
Étape 6 : Enregistrer et partager le document
Après la fin de la réunion :
- Revoir le texte transcrit.
- Effectuer les modifications ou clarifications nécessaires.
- Enregistrer le fichier dans un emplacement sécurisé (disque local, OneDrive, ou SharePoint).
- Partager via Teams, email, ou télécharger vers un système de gestion de projet.
Automatiser davantage : utiliser des modèles + des macros
To reduce manual setup for each meeting :
- Utiliser un modèle Word réutilisable avec des en-têtes prédéfinis.
- Créer une macro qui :
- Opens Word
- Lancement du Voice Typing
- Enregistre un fichier avec un horodatage
Exemple de macro snippet :
Sub StartMeetingMinutes()
Documents.Add Template:=“MinutesTemplate.dotx“
Application.CommandBars(„Dictation“).Visible = True
End Sub
Ce type d'automatisation nécessite un peu de configuration mais permettra de gagner du temps à long terme.
Intégrer les outils Microsoft 365 pour l'efficacité du flux de travail
Si vous utilisez OneNote, Outlook ou SharePoint, considérez ces add-ons :
- OneNote Sync : Dictez directement dans les pages OneNote pour un accès instantané à l'équipe.
- Intégration d'Outlook Calendar : Lier votre document Word à un événement du calendrier.
- Bibliothèques SharePoint : Sauvegardez et contrôlez la version de toutes vos minutes de réunion dans un référentiel central.
Tout cela est plus facile en cours d'exécution MS Windows 11 Pro + MS Office 2021 Pro Plus pour une compatibilité totale.
Avantages de l'utilisation de la dictée vocale pour les minutes de réunion
| Benefit | Description |
| Efficacité temporelle | La dictée est plus rapide que la saisie manuelle |
| Amélioration de la mise au point | Focalisation sur l'écoute et la compréhension, pas sur la prise de notes |
| Accessibilité accrue | Idéal pour ceux qui ont des problèmes de typage ou de mobilité |
| Capture en temps réel | Obtenir des enregistrements précis et instantanés |
| Documentation cohérente | Utiliser des modèles pour standardiser au sein des départements ou des équipes |
Défis communs et moyens de les surmonter
1. bruit de fond
- Utiliser un casque antibruit
- Mute les participants non-parlants dans les équipes
2. transcription incorrecte
- Parlez clairement
- Former à la reconnaissance vocale avec un usage régulier
3. reconnaissance des accents
- Changement des paramètres de langue dans la barre d'outils de dictée
- Considérer les dictionnaires personnalisés ou la formation dans les paramètres d'élocution de Windows
Considérations relatives à la sécurité et à la confidentialité
Lors de l'enregistrement ou de la transcription d'une réunion :
- Toujours informer les participants vous utilisez la dictée vocale.
- Éviter de capturer des informations sensibles sans consentement.
- Sécuriser les fichiers avec le cryptage ou restreindre l'accès sur les plateformes partagées.
Windows 11 et Office 2021 offrent tous deux des fonctionnalités de sécurité de niveau entreprise pour préserver la sécurité de vos documents.
Résumé : Du discours aux minutes d'action
En utilisant Microsoft Teams, Word et Windows 11 Voice Typing, vous pouvez désormais capturer, éditer et partager des minutes de réunion avec facilité. Cette automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la documentation, de clarifier les points d'action et d'améliorer la collaboration.
Pour débloquer complètement ces capacités, assurez-vous d'utiliser MS Windows 11 Pro + MS Office 2021 Pro Plus - les outils essentiels pour un espace de travail numérique moderne.
Foire aux questions (FAQ)
Q1. Puis-je utiliser cette méthode sur n'importe quelle version de Windows ?
Non, Voice Typing tel que décrit est une fonctionnalité exclusive de Windows 11. Il se peut qu'elle ne fonctionne pas correctement sur des versions antérieures comme Windows 10.
Q2. Ai-je besoin d'une connexion Internet pour dicter au travail ?
Oui, la fonction de dictée de Windows 11 s'appuie sur des services vocaux basés sur le cloud pour la précision et la transcription en temps réel.
Q3. Est-il possible de dicter en plusieurs langues ?
Oui, Windows 11 supporte plusieurs langues de dictée. Vous pouvez changer de langue à partir des paramètres de la barre d'outils de dictée.
Q4. La dictée fonctionnera-t-elle si je me mutile lors de la réunion d'équipe ?
Oui, tant que le microphone de votre appareil capte l'audio de vos haut-parleurs, la dictée continuera.
Q5. Puis-je éditer et mettre en forme du texte en utilisant des commandes vocales ?
Oui, le formatage de base, comme la ponctuation et les sauts de ligne, peut être effectué par la voix, mais le formatage avancé peut nécessiter une édition manuelle.
FR 
DE 
EN 
NL 
IT 
PT 
ES