Cómo crear tablas dinámicas en Excel 2016 Pro para un análisis de datos más inteligente

Microsoft Excel 2016 Pro es una de las herramientas más utilizadas para la organización y el análisis de datos. Entre sus funciones más potentes se encuentra la tabla dinámica, que permite a los usuarios resumir, analizar, explorar y presentar grandes conjuntos de datos de forma rápida y eficaz.

Tanto si eres principiante como si deseas perfeccionar tus habilidades con las tablas dinámicas, esta guía detallada te guiará a lo largo de todo el proceso, desde la preparación de los datos hasta la personalización avanzada de las tablas dinámicas.

También incluiremos enlaces a funciones útiles de otras herramientas de Office, como Microsoft Word 2016 Pro para ayudarte a presentar tus conclusiones de manera profesional.

¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una herramienta de resumen de datos que se utiliza en Excel para ordenar, reorganizar, agrupar, contar, sumar o calcular la media de los datos almacenados en una tabla. Permite extraer información significativa de un conjunto de datos grande y detallado sin necesidad de utilizar fórmulas complejas.

¿Por qué utilizar tablas dinámicas?

• Analizar grandes cantidades de datos de manera eficiente

• Resuma la información con la facilidad de arrastrar y soltar.

• Filtrar y profundizar en los detalles

• Descubre patrones y tendencias

• Presentar información para informes o decisiones

Preparación de los datos

Antes de crear una tabla dinámica, asegúrese de que sus datos estén limpios y organizados.

Directrices:

• Sus datos deben estar en formato tabular (sin filas ni columnas en blanco).

• Cada La columna debe tener un encabezado único..

• Evita las celdas combinadas.

• Asegúrese de que los tipos de datos sean coherentes dentro de las columnas (por ejemplo, todas las fechas, todos los números).

Ejemplo:

Región	Vendedor	Producto	Ventas	Fecha
Este	Alicia	Impresora	500	01/01/2024
Oeste	Bob	ordenador portátil	1200	01/02/2024

Cómo crear una tabla dinámica en Excel 2016 Pro

Paso 1: Seleccione sus datos

• Haga clic en cualquier lugar dentro del rango de datos.

• O seleccione manualmente toda la tabla.

Paso 2: Insertar una tabla dinámica

1. Ir a la Inserte pestaña en la cinta.

2. Haga clic en Tabla dinámica.

3. En el cuadro de diálogo:
   • Elija el intervalo de datos (se selecciona automáticamente si hace clic en una tabla).

   • Decida si desea colocar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva o en la actual.

4. Haga clic en OK.

Paso 3: Creación de la tabla dinámica

En Lista de campos de tabla dinámica aparece a la derecha.

Hay cuatro áreas principales:

• Filtros: Para filtrar toda la tabla dinámica.

• Columnas: Campos que se mostrarán en la parte superior.

• Filas: Campos que se mostrarán a la izquierda.

• Valores: Campos que se deben resumir (por ejemplo, totales, promedios).

Ejemplo:

Analizar las ventas totales por región:

• Arrastra “Región” a Filas.

• Arrastra “Ventas” a Valores.

Personalización de su tabla dinámica

1. Cambiar el cálculo del resumen

Por defecto, los campos numéricos se suman.

Para cambiar:

• Haga clic en el menú desplegable del campo de valor en la tabla dinámica.

• Elija Configuración del campo Valor.

• Selecciona otras opciones como Conde, Media, Max, Min, etc.

2. Formatear números

• Haga clic con el botón derecho en un valor de la tabla dinámica.

• Elija Formato numérico para aplicar formato de moneda, porcentaje o personalizado.

3. Renombrar campos

• Haga clic en el nombre de un campo de la tabla dinámica y escriba un nombre nuevo más descriptivo.

Uso de las herramientas de tabla dinámica

Excel 2016 introduce el Herramientas de tabla dinámica pestaña cuando se selecciona la tabla dinámica. Consta de dos subpestañas:

Pestaña Analizar:

• Insertar cortador: Añade botones de filtro para un filtrado rápido.

• Lista de campos: Mostrar/ocultar la lista de campos.

• Actualizar: Actualiza los datos si la tabla de origen ha cambiado.

Pestaña Diseño:

• Diseño del informe: Mostrar en formato tabular, compacto o esquema.

• Subtotales/Totales generales: Actívelos/desactívelos o ajuste su posición.

• Estilos: Aplicar formato visual para una mejor presentación.

Uso de segmentadores y líneas de tiempo

Los segmentadores facilitan el filtrado visual de los datos.

Para añadir un segmentador:

• Seleccione su tabla dinámica.

• Ir a Analizar > Insertar segmento.

• Elija los campos para los que desea segmentadores (por ejemplo, región, producto).

• Haga clic en Aceptar.

Ahora puede filtrar la tabla dinámica haciendo clic en los botones del segmentador.

Para añadir una línea de tiempo (para campos de fecha):

• Ir a Analizar > Insertar línea de tiempo.

• Seleccione un campo de fecha.

• Haga clic en Aceptar y utilice el control deslizante para filtrar los datos por tiempo.

Agrupación de datos en tablas dinámicas

Puedes agrupar:

• Números (por ejemplo, ventas grupales en rangos)

• Fechas (por ejemplo, por mes, trimestre, año)

• Texto (agrupación manual)

Al grupo:

• Haga clic con el botón derecho del ratón sobre un valor (por ejemplo, una fecha).

• Elija Grupo.

• Seleccione cómo desea agruparlos (por ejemplo, por meses y años).

Clasificación y filtrado

Ordenar filas/columnas:

• Haga clic en el menú desplegable junto a la etiqueta de un campo.

• Ordenar de A a Z, de Z a A o por valor.

Usar filtros:

• Añadir campos al Filtros Área de la lista de campos.

• Utilice los menús desplegables de filtro para ver los datos de forma selectiva.

Actualización de tablas dinámicas

Si cambian los datos de origen:

• Seleccione la tabla dinámica.

• Ir a Analizar > Actualizar.

Para actualizar todas las tablas dinámicas a la vez:

• Haga clic en el menú desplegable junto a Actualizar > Actualizar todo.

Múltiples tablas dinámicas a partir de los mismos datos

Puede crear varias tablas dinámicas utilizando la misma fuente de datos sin necesidad de copiar los datos.

• Utilice Insertar > Tabla dinámica varias veces utilizando la misma tabla.

• Utilice “Añadir estos datos al modelo de datos” para obtener análisis más potentes, como las relaciones entre tablas.

Uso de campos calculados

Puede añadir sus propias fórmulas a las tablas dinámicas utilizando campos calculados.

Pasos:

1. Haga clic en la tabla dinámica.

2. Ir a Analizar > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado.

3. Nombre su campo e introduzca una fórmula (por ejemplo, =Ventas*0,10 para la comisión 10%).

4. Haga clic en Añadir entonces OK.

Exportación y uso compartido de información

Una vez que su tabla dinámica esté lista, puede:

• Cópialo y pégalo en Microsoft Word 2016 Pro para informar.

• Guardar como PDF o libro de Excel.

• Utilice gráficos (PivotCharts) para la representación visual.

Para insertar un gráfico dinámico:

• Seleccione su tabla dinámica.

• Ir a Analizar > Gráfico dinámico.

• Elija el tipo de gráfico que desee.

Solución de problemas comunes de tablas dinámicas

1. ¿La tabla dinámica no se actualiza?

Prueba Actualizar, y asegúrese de que la fuente de datos incluye todas las filas/columnas.

2. ¿Error “No se puede agrupar esa selección”?

Comprueba si hay celdas en blanco o tipos de datos mixtos en el campo que estás intentando agrupar.

3. ¿Campos duplicados?

Las tablas dinámicas pueden renombrar automáticamente campos como “Suma de ventas 2” si se duplican. Comprueba dos veces tus campos.

Reflexiones finales

Las tablas dinámicas de Excel 2016 Pro son una herramienta imprescindible para cualquiera que trabaje con datos, ya sea para resumir las ventas mensuales, analizar el rendimiento de los productos o recopilar informes. Con solo unos clics, puede transformar una tabla plana en una vista resumida dinámica que da sentido a miles de puntos de datos.

Además, una vez que haya elaborado su resumen, podrá mejorar y compartir fácilmente sus conclusiones a través de Microsoft Word 2016 Pro para informes profesionales.

Dominar las tablas dinámicas aumenta tu productividad y te permite tomar decisiones más inteligentes.

Preguntas frecuentes: Creación de tablas dinámicas en Excel 2016 Pro

P1. ¿Puedo crear una tabla dinámica sin dar formato a mis datos como una tabla?
Sí, pero formateando como una tabla utilizando Insertar > Tabla facilita la gestión de rangos dinámicos.

P2. ¿Cuál es la diferencia entre las tablas dinámicas y las tablas normales?
Las tablas dinámicas resumen y analizan los datos, mientras que las tablas normales muestran los datos tal cual.

P3. ¿Puedo crear tablas dinámicas a partir de datos de varias hojas?
Sí, pero tendrás que utilizar el modelo de datos y crear relaciones entre las tablas.

P4. ¿Cómo elimino un campo de una tabla dinámica?
Desmarque el campo en la lista de campos de la tabla dinámica o arrástrelo fuera del cuadro del área.

P5. ¿Puedo usar tablas dinámicas en Excel Online?
Sí, con funciones limitadas. La funcionalidad completa de PivotTable está disponible en versiones de escritorio como Excel 2016 Pro.